Selasa, 23 Oktober 2018

Audit Teknologi Sistem Informasi#


Desain dan Implementasi Sistem Informasi Akademik
 (Studi Kasus Fakultas Ilmu Agama Islam Universitas Islam Indragiri)


1.      Latar Belakang dan Tujuan

Dalam pengolahan data akademik di Fakultas Ilmu Agama Islam pada Universitas Islam Indragiri masih menerapkan sistem komputerisasi yang sederhana. Sistem komputerisasi ini sudah didukung dengan penggunaan computer tetapi hanya memanfaatkan office standar seperti ms.excel dan ms.word. sehingga hal ini dapat memungkinkan banyak sekali kesalahan dalam pengolahan data akademik. Hal tersebut dapat menghambat pelayanan akademik terhadap mahasiswa dan dosen sehingga menjadi kurang efisien, serta mengakibatkan kesulitan dalam pencarian data dan menyita waktu yang relatif lama untuk pembuatan laporan.
Pembuatan sistem informasi akademik ini bertujuan agar pekerjaan yang menyangkut pengolahannya dapat dikurangi tingkat kesalahannya serta dapat memberikan pelayanan yang lebih baik terhadap para pengguna Sistem Informasi Akademik.

2.      Metode

Dalam analisis dan perancangan sistem informasi ini, metode pengembangan sistem yang digunakan adalah metode pengembangan SDLC (System Development Life Cycle) serta menggunakan pendekatan prototype. Dalam proses pengumpulan data, metode yang digunakan adalah observasi, wawancara, dan studi literatur yang diperlukan untuk mendapatkan informasi dengan cara mengumpulkan data-data melalui buku-buku, literatur, makalah dan sumber-sumber lainnya yang berhubungan dengan masalah yang dibahas.

3.      Analisis Sistem dengan metode PIECES

Metode yang digunakan untuk menganalisis sistem informasi akademik Fakultas Ilmu Agama Islam Universitas Islam Indragiri adalah metode analisis PIECES (peformance, information, economic, control, eficiency, dan service). Pada analisis PIECES ini dilakukan analisa data yang diperlukan dalam pembuatan sistem.

·         Analisis Kinerja (Perfomance Analysis).
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan pada Fakultas Ilmu Agama Islam, pada bagian administrasi, proses pengolahan dan penginputan data yang berhubungan dengan data akademiknya masih menggunakan personal komputer, kemudian data diarsip ke dalam bentuk dokumen. Hal ini dapat memperlambat dalam pencarian karena harus membolak balik arsip tersebut bila diperlukan.
·         Analisis Informasi (Information Analysis).
Dengan melakukan pencatatan data akademik dan kemudian diarsipkan ke dalam bentuk dokumen, akan mempersulit pengelola mengetahui informasi akademik.
·         Analisis Ekonomi (Economic Analysis).
Dalam hal ekonomi yang setiap tahun ajaran baru pihak pengelola harus membeli buku untuk melakukan pencatatan yang baru.
·         Analisis Pengendalian (Control Analysis).
Pengendalian atau kontrol dalam sebuah sistem sangat diperlukan keberadaannya untuk menghindari dan mendeteksi kesalahan yang terjadi, pada sistem informasi akademik yang terdapat pada Fakultas Ilmu Agama Islam ini sulit dilakukan pengendalian karena apabila terdapat duplikat data akademik akan diketahui apabila dilakukan pengecekan dokumen arsip yang membutuhkan waktu yang lama.
·         Analisis Efisiensi (Efficiency Analysis).
Sesuai pengamatan di bagian pengelola, mahasiswa melakukan transaksi dengan menyerahkan beberapa bentuk dokumen sebagai persyaratan dan kemudian diarsipkan. Apabila dokumen tersebut dibutuhkan maka harus melakukan bongkar arsip. Jika sewaktu-waktu data hilang, maka harus memintanya ulang kepada mahasiswa.
·         Analisis Pelayanan (Service Analysis).
Pelayanan yang diberikan oleh pihak pengelola dalam pelayanan akademik sudah baik. Tetapi pihak pengelola sulit dalam mencari nama-nama mahasiswa karena data yang ada masih berupa buku, sehingga harus dilakukan pencarian dengan membolak-balik dokumen untuk mendapatkan bukti mahasiswa sudah bertransaksi atau tidak.

4.      Hasil dan Pembahasan

Sistem informasi akademik Fakultas Ilmu Agama Islam Universitas Islam Indragiri terdiri dari tiga tampilan user interface, yaitu Form input KRS adalah form yang digunakan untuk melakukan transaksi pengisian KRS, Form input KHS adalah form yang digunakan untuk melakukan transaksi pembuatan kartu hasil studi (KHS). Dan Form input nilai adalah form yang digunakan untuk melakukan input nilai mahasiswa.
Untuk mengetahui apakah aplikasi ini mampu menghasilkan informasi atau laporan yang benar dan sesuai dengan tujuan yang diharapkan maka dilakukan pengujian dengan menyebarkan kuesioner terhadap pihak-pihak yang menggunakan sistem informasi akademik ini. Untuk sampel calon pengguna sistem adalah sebagai berikut : a) Mahasiswa (15 orang), b) Dosen (7 orang) dan c) Karyawan/TU (3 orang).
Dari hasil pengujian tersebut disimpulkan bahwa tingkat kebenaran (correctness) sistem informasi akademik ini memenuhi atau dapat dipercaya/benar, atau lebih adalah tidak benar. untuk tingkat reliabilitas (reliability) sistem informasi akademik ini memenuhi atau dapat dipercaya/benar. tingkat integritas (integrity) sistem informasi akademik ini memenuhi atau dapat dipercaya/benar, atau lebih adalah tidak benar dan untuk tingkat kegunaan (usability) sistem informasi akademik ini memenuhi atau dapat dipercaya/benar, atau lebih adalah tidak benar.

Pendapat:
Dengan adanya sistem informasi akademik tersebut tentunya sangat mengurangi kelemahan-kelemahan dari sistem lama seperti masih seringnya terjadi kesalahan dalam pengolahan data akademik, sulitnya menemukan data dikarenakan penyimpanannya masih dalam bentuk dokumen, kerangkapan data yang juga sering terjadi serta proses input data akademik yang masih dilakukan berulang-ulang sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam pelayanan akademik. Dengan dibuatnya sistem informasi akademik tersebut memberikan banyak manfaat kepada pihak-pihak yang terkait dengan sistem akademik di Fakultas Ilmu Agama Islam Universitas Islam Indragiri yang tentunya mengurangi kelemahan kelemahan dari sistem lama yang telah disebutkan sebelumnya.

            Sistem informasi akademik ini membuat proses pengolahan data akademik menjadi lebih efektif dan efisien sehingga dapat meningkatkan kinerja menjadi lebih baik dari kinerja sistem sebelumnya. Diharapkan untuk kedepannya untuk dilakukan pembaruan sistem mengikuti kebutuhan-kebutuhan akan sistem informasi yang semakin berkembang agar dapat selalu memenuhi kebutuhan user dan meningkatkan produktivitas.


link jurnal :
http://ojs.uajy.ac.id/index.php/jbi/article/download/406/454

Tidak ada komentar:

Posting Komentar