Desain
dan Implementasi Sistem Informasi Akademik
(Studi Kasus Fakultas Ilmu Agama
Islam Universitas Islam Indragiri)
1. Latar Belakang dan Tujuan
Dalam pengolahan data
akademik di Fakultas Ilmu Agama Islam pada Universitas Islam
Indragiri masih
menerapkan sistem komputerisasi yang sederhana. Sistem komputerisasi ini sudah
didukung dengan penggunaan computer tetapi hanya memanfaatkan office standar
seperti ms.excel dan ms.word. sehingga hal ini dapat memungkinkan banyak sekali
kesalahan dalam pengolahan data akademik. Hal tersebut dapat
menghambat pelayanan akademik terhadap mahasiswa dan dosen sehingga menjadi
kurang efisien, serta mengakibatkan kesulitan dalam pencarian data dan menyita
waktu yang relatif lama untuk pembuatan laporan.
Pembuatan sistem informasi
akademik ini bertujuan agar pekerjaan yang menyangkut
pengolahannya dapat dikurangi tingkat kesalahannya serta dapat memberikan
pelayanan yang lebih baik terhadap para pengguna Sistem Informasi Akademik.
2. Metode
Dalam analisis dan perancangan sistem informasi ini, metode
pengembangan sistem yang digunakan adalah metode pengembangan SDLC (System
Development Life Cycle) serta menggunakan pendekatan prototype. Dalam proses
pengumpulan data, metode yang digunakan adalah observasi, wawancara, dan studi
literatur yang diperlukan untuk mendapatkan informasi dengan cara mengumpulkan
data-data melalui buku-buku, literatur, makalah dan sumber-sumber lainnya yang
berhubungan dengan masalah yang dibahas.
3. Analisis Sistem dengan metode PIECES
Metode yang
digunakan untuk menganalisis sistem informasi akademik Fakultas Ilmu
Agama Islam Universitas Islam Indragiri adalah metode analisis PIECES (peformance,
information, economic, control, eficiency, dan service). Pada analisis PIECES ini dilakukan analisa
data yang diperlukan dalam pembuatan sistem.
·
Analisis Kinerja (Perfomance Analysis).
Berdasarkan
pengamatan yang dilakukan pada Fakultas Ilmu Agama Islam, pada bagian
administrasi, proses pengolahan dan penginputan data yang berhubungan dengan
data akademiknya masih menggunakan personal komputer, kemudian data diarsip ke
dalam bentuk dokumen. Hal ini dapat memperlambat dalam pencarian karena harus
membolak balik arsip tersebut bila diperlukan.
·
Analisis Informasi (Information Analysis).
Dengan
melakukan pencatatan data akademik dan kemudian diarsipkan ke dalam bentuk
dokumen, akan mempersulit pengelola mengetahui informasi akademik.
·
Analisis Ekonomi (Economic Analysis).
Dalam
hal ekonomi yang setiap tahun ajaran baru pihak pengelola harus membeli buku
untuk melakukan pencatatan yang baru.
·
Analisis Pengendalian (Control Analysis).
Pengendalian
atau kontrol dalam sebuah sistem sangat diperlukan keberadaannya untuk
menghindari dan mendeteksi kesalahan yang terjadi, pada sistem informasi
akademik yang terdapat pada Fakultas Ilmu Agama Islam ini sulit dilakukan
pengendalian karena apabila terdapat duplikat data akademik akan diketahui
apabila dilakukan pengecekan dokumen arsip yang membutuhkan waktu yang lama.
·
Analisis Efisiensi (Efficiency Analysis).
Sesuai
pengamatan di bagian pengelola, mahasiswa melakukan transaksi dengan
menyerahkan beberapa bentuk dokumen sebagai persyaratan dan kemudian
diarsipkan. Apabila dokumen tersebut dibutuhkan maka harus melakukan bongkar
arsip. Jika sewaktu-waktu data hilang, maka harus memintanya ulang kepada
mahasiswa.
·
Analisis Pelayanan (Service Analysis).
Pelayanan
yang diberikan oleh pihak pengelola dalam pelayanan akademik sudah baik. Tetapi
pihak pengelola sulit dalam mencari nama-nama mahasiswa karena data yang ada
masih berupa buku, sehingga harus dilakukan pencarian dengan membolak-balik
dokumen untuk mendapatkan bukti mahasiswa sudah bertransaksi atau tidak.
4.
Hasil dan Pembahasan
Sistem informasi akademik Fakultas
Ilmu Agama Islam Universitas Islam Indragiri terdiri dari tiga tampilan user interface, yaitu Form
input KRS adalah form
yang digunakan untuk melakukan transaksi pengisian KRS, Form input KHS adalah form yang
digunakan untuk melakukan transaksi pembuatan kartu hasil studi (KHS). Dan Form
input nilai adalah form yang digunakan untuk melakukan input nilai mahasiswa.
Untuk mengetahui apakah aplikasi ini mampu
menghasilkan informasi atau laporan yang benar dan sesuai dengan tujuan yang
diharapkan maka dilakukan pengujian dengan menyebarkan kuesioner terhadap
pihak-pihak yang menggunakan sistem informasi akademik ini. Untuk sampel calon
pengguna sistem adalah sebagai berikut : a) Mahasiswa (15
orang), b) Dosen (7 orang) dan c) Karyawan/TU (3 orang).
Dari hasil pengujian tersebut disimpulkan bahwa tingkat
kebenaran (correctness) sistem informasi akademik ini memenuhi atau dapat
dipercaya/benar, atau lebih adalah tidak benar. untuk
tingkat reliabilitas (reliability) sistem informasi akademik ini memenuhi atau
dapat dipercaya/benar. tingkat
integritas (integrity) sistem informasi akademik ini memenuhi atau dapat
dipercaya/benar, atau lebih adalah tidak benar dan untuk tingkat kegunaan
(usability) sistem informasi akademik ini memenuhi atau dapat dipercaya/benar,
atau lebih adalah tidak benar.
Pendapat:
Dengan adanya sistem informasi akademik tersebut
tentunya sangat mengurangi kelemahan-kelemahan dari sistem lama seperti masih
seringnya terjadi kesalahan dalam pengolahan data akademik, sulitnya menemukan
data dikarenakan penyimpanannya masih dalam bentuk dokumen, kerangkapan data
yang juga sering terjadi serta proses input data akademik yang masih dilakukan berulang-ulang
sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam pelayanan akademik. Dengan dibuatnya sistem informasi
akademik tersebut memberikan banyak manfaat kepada pihak-pihak yang terkait
dengan sistem akademik di Fakultas Ilmu Agama
Islam Universitas Islam Indragiri
yang tentunya mengurangi kelemahan kelemahan dari sistem lama yang telah
disebutkan sebelumnya.
Sistem
informasi akademik ini membuat proses pengolahan data akademik menjadi lebih
efektif dan efisien sehingga dapat meningkatkan kinerja menjadi lebih baik dari
kinerja sistem sebelumnya. Diharapkan untuk kedepannya untuk dilakukan
pembaruan sistem mengikuti kebutuhan-kebutuhan akan sistem informasi yang
semakin berkembang agar dapat selalu memenuhi kebutuhan user dan meningkatkan
produktivitas.
link jurnal :
http://ojs.uajy.ac.id/index.php/jbi/article/download/406/454
