Tugas 4 Perancangan Sistem Aplikasi Koperasi Siswa Perintis SMA N 7 Purworejo

Setelah menguraikan kekurangan dari sistem lama yang diterapkan dalam Koperasi Siswa Perintis SMA N 7 Purworejo. Berikut kami kembangkan suatu aplikasi yang dapat mengatasi kekurangan dari sistem lama tersebut dengan flowchart sebagai berikut :  

Keterangan Flowchart

1.     Symbol Decision : Simbol untuk kondisi yang akan menghasilkan beberapa   kemungkinan jawaban/aksi.

2.      Terminal : Untuk memulai dan mengakhiri suatu program.

3.      Symbol input-output : Symbol yang menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jenis peralatannya.

4.      Symbol Process : Simbol yang menunjukkan pengolahan yang dilakukan oleh komputer.

 

5.      Symbol display : Symbol yang menyatakan peralatan output yang digunakan yaitu layar, plotter, printer, dan sebagainya.

6.      Symbol disk and on-line storage : Symbol untuk menyatakan input berasal dari disk atau output disimpan ke disk.

7.      Symbol dokumen : Symbol yang menyatakan input berasal dari dokumen dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas.

 

Desain Database 

Seperti kebanyakan sistem pada umumnya, sebuah sistem memerlukan database untuk menyimpan keseluruhan data yang dibutuhkan oleh user. Desain database Sistem Kasir Koperasi Siswa SMAN 7 Purworejo yang kami buat menggunakan database mysql dengan server Xampp v3.2.1.

Berikut ini adalah tampilan relasi tabel pada Sistem Kasir Koperasi SMAN 7 Purworejo. Pada gambar dibawah ini memperlihatkan hubungan saling keterkaitan dari masing-masing tabel dalam database untuk memudahkan user menemukan apa yang dicari.

 

 Gambar 1.1 RelasiTabel Sistem Informasi Kasir Koperasi Siswa SMAN 7 Purworejo

 

Tampilan tabel database yang saling berkaitan satu dengan lainnya dengan bantuan primary key dapat dilihat pada gambar dibawah ini.    

Gambar 1.2 Database yang Digunakan pada Kasir Koperasi Siswa SMAN 7 Purworejo

 

Desain Tampilan

Tampilan aplikasi sistem Kasir Koperasi Siswa SMAN 7 Purworejo yang berbasis web dibuat dengan sederhana tetapi menarik untuk memudahkan user dalam pengoperasiannya sehingga tidak memerlukan tenaga ahli dibidangnya. Pemilihan warna dan ukuran tulisan juga diperhatikan agar tidak menyulitkan user. Dan desain tampilan yang telah kami buat dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

 

 Gambar 1.3 Form Login Kasir Koperasi Siswa SMAN 7 Purworejo 

Setelah user masuk kedalam sistem kasir koperasi Siswa SMAN 7 Purworejo, sistem otomatis akan menampilkan halaman untuk menginput penjualan. Jika user ingin mencari harga barang dapat memasukkan kode barang atau nama barang dan klik tombol cari barang atau dengan menscan barcode barang tersebut. Lalu sistem akan menampilkan barang yang dicari berupa harga satuan dan ketersedian stok barang. Selain kelebihan tersebut, sistem ini juga dapat langsung menghitung jumlah kembalian yang akan berikan kepada customer.

Gambar 1.4 Form Transaksi Penjualan dengan Barcode Berbasis Web

 

Selain halaman Input penjualan, user juga dapat mengakses data penjualan dengan memfilter data berdasarkan periode bulan, tahun dan no. Transaksi dan dapat dilihat pada gambar dibawah ini.  

Gambar 1.5 Laporan Transaksi Penjualan per Periode Bulan dan Tahun

Tugas 3 Analisis Sistem Koperasi Siswa Perintis SMA Negeri 7 Purworejo

Nama Kelompok :

1.      Henny                                     13115125

2.      Indri Yulianti                          13115372

3.      Irma Safitri                             17115831

4.      Tifani Aprilia                          16115894

5.      Tizzani Assadia Salsabila       16115919

 Kelas 2KA04

 

PENDAHULUAN

Koperasi sekolah adalah koperasi yang didirikan di sekolah – sekolah, dimana anggotanya terdiri dari siswa sekolah tersebut.

Dasar hukum pembentukan koperasi sekolah yaitu :
Surat keputusan Bersama (SKB) Menteri Pendidikan dengan Menteri Transmigrasi dan Koperasi tanggal 18 Juli 1972 Nomor 275 / KTPS / Mentranskop / 72.

Ciri – ciri Koperasi Sekolah :

1.      Koperasi sekolah tidak berbdan hukum, tatapi keberadaannya di akui oleh Menteri Koperasi dan Pembinaaan Pengusaha Kecil. Jadi tedaftar sebagai koperasi terdaftar.

2.      Anggotanya terdiri dari para siswa .

3.      Jangka waktunya terbatas. Keanggotaannya berlangsung selama yang bersangkutan menjadi siswa.

4.      Koperasi sekolah diselenggarakan dalam waktu – waktu tertentu, agar tidak menggangu proses kegiatan belajar mengajar.

 

Gambaran Umum Sistem yang Berjalan

Koperasi siswa diketuai oleh seorang siswa dan satu pembimbing yang telah dipilih oleh anggota pada Rapat Anggota Tahunan (RAT). Modal pada koperasi siswa ini terdapat dua jenis, yaitu modal sendiri dan modal pinjaman. Modal sendiri terdiri dari simpanan pokok, simpanan wajib, simpanan cadangan dan hibah. Simpanan pokok, merupakan simpanan anggota dengan jumlah yang sama besar untuk setiap siswa dan dibayar hanya sekali, pada saat masuk menjadi anggota.  Simpanan wajib, merupakan simpanan anggota yang wajib dibayar rutin oleh siswa setiap bulan dengan jumlah yang telah ditentukan. Simpanan cadangan adalah sejumlah uang yang diperoleh dari penyisihan sisa hasil usaha (SHU) setiap akhir tahun. Dana simpanan ini dapat digunakan untuk menambah modal koperasi dan untuk menutup kerugian dari hasil penjualan, apabila mengalami kerugian. Hibah merupakan bantuan dari pihak lain secara sukarela, biasanya staf karyawan dan pihak guru memberikan dana untuk menambah modal koperasi siswa ini. Modal pinjaman, yaitu pinjaman yang berasal dari lembaga perbankan. Barang barang yang dijual di koperasi siswa ini antara lain, buku tulis, alat tulis kantor, buku paket mata pelajaran, jajanan, minuman dan lain - lain.

Seluruh siswa menjadi anggota koperasi sekolah dengan cara membayar simpanan pokok dan  simpanan wajib yang telah ditentukan oleh Rapat Anggota Tahunan (RAT). Jika ada siswa-siswi yang membeli barang di koperasi siswa maka penjualan tersebut akan dicatat oleh petugas koperasi di dalam buku penjualan. Pencatatan ini masih dilakukan secara manual di dalam buku jurnal umum. Kemudian dicatat pada buku besar pembantu. Setelah itu memindah bukukan (posting) dari jurnal ke buku besar. Kemudian menyususn neraca saldo atau neraca sisa. Selanjutnya membuat jurnal penyesuaian dan kertas kerja. Kemudian membuat jurnal penutup. Setelah itu menyusun laporan perhitungan SHU koperasi. Semua laporan hasil penjualan koperasi siswa akan disampaikan pada saat Rapat Anggota Tahunan (RAT).

Berikut adalah flowchart alur sistem lama yang diterapkan pada koperasi siswa Perintis SMA Negeri 7 Purworejo :

 

 

Struktur Organisasi Pengurus Koperasi Siswa Perintis

 

 

 

Tugas dan Peran Pengurus Koperasi Siswa Perintis :

1.      Top Management

a.       Pembimbing

·         Mengawasi usaha pengelolaan koperasi siswa.

·         Menyampaikan laporan hasil pengawasannya kepada rapat anggota.

b.      Ketua

·         Mengelola usahan koperasi siswa

·         Mengajukan rancangan/rencana kerja kepada rapat anggota

·         Menyelenggarakan rapat anggota

2.      Middle Management

a.       Bendahara Umum

·         Mengajukan racangan anggaran pendapatan dan belanja koperasi siswa pada rapat anggota

·         Mencatat arus kas masuk dan keluar dari seluruh penjualan dan pembelian koperasi siswa

b.      Sekretaris

·         Menyampaikan laporan pertanggungjawaban koperasi siswa pada rapat anggota

c.       Bendahara Toko

·         Mencatat arus kas masuk dan keluar dari penjualan dan pembelian alat tulis kantor, makanan dan minuman di koperasi siswa

d.      Bendahara Buku

·         Mencatat arus kas masuk dan keluar dari penjualan dan pembelian buku tulis dan buku paket pelajaran di koperasi siswa

3.      Low Management

a.       Pengembangan Koperasi

·         Melakukan pengawasan serta peningkatan kualitas serta kuantitas pada koperasi siswa

b.      Petugas Koperasi

·         Melakukan pengecekan dan pendataan kegiatan serta barang – barang yang ada pada Koperasi Siswa

·         Melayani pembelian serta penjualan barang

Kelemahan Sistem yang Berjalan

Dikarenakan sistem pencatatan penjualan yang dilakukan secara manual oleh petugas koperasi, maka akan beresiko terjadinya kekeliruan dalam pencatatan penjualan tersebut. Lalu apabila petugas koperasi tersebut tidak mengetahui harga barang yang dijual maka hal tersebut juga akan menghambat proses jual beli dikarenakan petugas tersebut harus membuka catatan harga barang dan mencarinya secara manual. Pencatatan stok barang pun juga ditulis manual sehingga hal ini dapat menyebabkan kecurangan dapat terjadi.

PENUTUP

Menurut kami, untuk mengurangi dampak dari kelemahan sistem yang ada, maka sebaiknya dibuat suatu sistem baru yang dapat mempermudah pekerjaan dari petugas koperasi dalam menjalankan kegiatan jual beli di koperasi sekolah. Sehingga dapat meminimalisir kesalahan atau human error yang dapat terjadi.

Untuk mengurangi dampak dari kelemahan yang ada pada sistem di atas, maka kami ingin membuat sebuah program yang dapat digunakan untuk membantu pekerjaan petugas koperasi dalam menjalankan kegiatan jual beli di koperasi sekolah. Pertama, program ini dapat membantu petugas koperasi untuk membuat pencatatan barang yang terjual. Kedua, memudahkan petugas koperasi untuk mencari harga barang tanpa harus mencarinya secara manual, yaitu petugas koperasi hanya tinggal menginput kode_barang pada kolom yang tersedia, maka harga barang akan langsung muncul. Yang ke tiga adalah program ini akan mengurangi tingkat kecurangan karena program ini akan mengupdate jumlah stok barang secara otomatis.